Ejemplo Hora

Hora y Minutos: 

Cuando en una celda escribes 9:54 Excel le asigna el formato de horas y minutos h:mm y cuando escribes 9:54:25 se le asigna formato de horas, minutos y segundos h:mm:ss

Pero “detrás” de ese formato también hay un número. Las horas, minutos y segundos tienen una equivalencia numérica que es con la que Excel opera. ¿Cuál es esa equivalencia? Pues resulta que cualquier horario que escribas tiene un valor numérico de cero y unos decimales que representan la parte proporcional de un día de 24 horas. Por ejemplo las 6 de la mañana (6:00) equivale a un cuarto de día, es decir, 0,25. Las 12:00 sería 0,5

Escribe en cualquier celda de Excel 8:15 y cuando le cambies el formato a número verás que sale 0,34375. Ve haciendo pruebas hasta que lo asimiles. Las 24:00 será el número 1.

Por eso también puedes restar horas minuto y segundos porque realmente lo estás haciendo con números.

Hasta aquí es bastante básico. Los problemas se plantean cuando hablamos de horarios de diferentes días. Debes saber que en la misma celda puedes escribir una fecha y un horario dejando un espacio entre ambos. Por ejemplo para indicar el día 6 de agosto de 2011 a las 5 y 20 de la tarde lo puedes expresar en una celda como 6/8/11 17:20, prueba a escribirlo en una celda vacía de Excel. Si entras a ver el formato de la celda verás dd/mm/aaaa hh:mm.

En este caso el valor numérico que Excel le asigna es un número con decimales. La parte entera es la que se le asigna a la fecha y la parte decimal es la equivalente a la hora. Si le cambias el formato a la fecha anterior y la muestras como número aparecerá la cantidad 40761,72222. Es la suma de 40761 de la fecha y de 0,72222 de la hora. Incluso podrías sumar una celda que contenga una fecha con una celda que contenga un horario, eso sí, las tres celdas tienen formato diferente.

Una vez que comprendemos la manera en que Excel interpreta la información de fechas y horas estamos en disposición de afrontar cualquier cálculo. Por ejemplo si tienes diferentes fechas y horas, ¿Cómo calcular el tiempo que pasan entre ellas?, es decir, ¿Cómo calcular cuántos días, horas y minutos hay entre dos fechas?

Primero te pongo un ejemplo en el que tienes en la misma celda la fecha y la hora:

Si te fijas en las fechas a la ligera dirías que han pasado 3 días sin embargo si compruebas con detenimiento las horas falta 1 hora y 5 minutos para completarse el tercer día.

¿Cómo es posible que se resuelva así de fácil? Te cuento. El valor real de la celda A3 es 40762,4375 (prueba a cambiar el formato de la celda A3 a numérico) y el valor real de la celda B3 es 40765,39236. Recuerda que la parte entera representa el valor numérico de la fecha y la parte decimal es equivalente a la hora. Si restas esos dos valores da 2,954861111. La parte entera es 2. La función RESIDUO se queda con la parte decimal (0,954861111), que al darle formato de horas y minutos da el resultado que esperábamos.

En ocasiones te encontrarás con que la fecha y la hora están en celdas diferentes:

En este caso lo que debes hacer (como puedes comprobar en la imagen) es sumar la fecha y la hora antes de hacer las restas, es decir, sumas 40762 (A4) más 0,4375 (B4) y da 40762,4375 que es la cifra con la que partíamos en el ejemplo anterior.

Un matiz muy importante a tener en cuenta es que cuando escribes en una celda 13:25 estás indicando a Excel que son las 13:25 en el reloj. Cuando insertas en una celda 13:25:40 significa que son las 13 horas, 25 minutos y 40 segundos.

A veces no querrás indicarle a Excel una hora de reloj sino que ha pasado un tiempo determinado. No es lo mismo decir “son las 13 horas y 25 minutos” que “han pasado 13 horas y 25 minutos”. Por ejemplo en el primer caso no tendría sentido escribir 43:50 en una celda de Excel, esa hora no existe, pero en el segundo caso sí.

Para que Excel lo entienda en un sentido o en el otro el truco está en el formato de la celda. El formato h:mm indica  hora de reloj y el formato [h]:mm indica tiempo. De esta manera podrás poner en Excel 43:50 siempre y cuando el formato de esa celda sea [h]:mm

Aquí tienes un ejemplo:

Si hubieras sumado la columna D sin más no hubiera salido ese resultado pero con sólo cambiar el formato a [h]:mm ya lo tenemos. Por eso te decía al principio de este tutorial que con el tema de las fechas y las horas un simple cambio de formato puede ser la solución.

El valor real de la celda D10 es 1,431944444. Cada vez que las horas superen 24 se le suma 1 a la parte entera y el resto es la parte decimal. Por ejemplo 50:25 han pasado dos días completos y 2 horas y 25 minutos. Por eso el valor real de 50:25 sería 2,100694444. El 2 indica los días y el 0,100694444 sería la parte proporcional de día que queda, que pasado a formato de horas y minutos sería las 2:25 que quedaban.

Por ejemplo, partiendo de un tiempo hay que calcular cuántos días y horas son: